Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.
Conforme a nota emitida, o imposto a ser pago é determinado e calculado o valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções. A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990.
Os únicos empreendedores liberados da emissão obrigatória são os MEIs quando realizam uma venda ou prestação de serviço para Pessoa Física.
Importância das notas fiscais eletrônicas
Além de garantir o pagamento correto de impostos e combater a sonegação fiscal, ela reduz o consumo de papel e permite integrar um ERP ou um meio de pagamento facilmente.
Vantagens da emissão eletrônica
•Possibilidade de automação (ganho de escala);
•Mais eficiência em todo o processo;
•Redução de custos administrativo-financeiros;
•Maior padronização de campos e dados;
•Maior confiança e credibilidade das notas fiscais geradas;
•Aumento dos pontos de vendas sem autorização do Fisco;
•Integração com plataforma de gestão financeira;
•Integração com plataformas de venda físicas e virtuais.
Entenda agora sobre a série da nota fiscal
A série da NFe é um número sequencial que define a numeração da nota, e no caso de empresas que utilizam mais de uma série facilita a identificação do grupo de notas a que pertence tal série.
Dessa forma a série da nota serve para controle das emissões e identificação do modo de emissão. Quando instituída a NFe por meio do Ajuste SINIEF 07/05 só era permitida a utilização de uma série por vez sendo iniciada pela de número 1.
Depois, com o Ajuste SINIEF 08/09 abriu-se a possibilidade de números de séries distintos ao mesmo tempo para a emissão.
A numeração de série da NFe deve ser sequencial e crescente para que se tenha um controle eficaz das emissões.
Tecnologias para emissão de nota fiscal
As informações geradas pela nota fiscal eletrônica são repassadas aos órgãos fiscais responsáveis e sua autenticidade pode ser feita pela web, na página da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
Dessa forma, toda transação comercial de venda de produtos ou contratação de serviços vai originar uma NF-e integrada em arquivo no formato XML, que exige um sistema específico para ser visualizado. Lembrando que tanto a empresa vendedora quanto o cliente devem guardar esse registro por até 5 anos.
Já softwares integrados de gestão especializados em NF-es, como o ERP, acessam a SEFAZ, baixando automaticamente os arquivos XML relacionados ao CNPJ da empresa. Tal automação traz, portanto, uma grande melhoria para o processo, evitando erros comuns.
